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5 conseils précieux pour une bonne gestion de projet

On parle beaucoup de la valeur ajoutée des chefs de projet, et de la gestion de projet, dans le domaine de la communication. Pas nécessairement d'une bonne gestion de projet mais de la gestion de projet en général. Le problème, c'est que l’efficacité de ce rôle dépend de votre organisation interne et de votre façon de procéder. Oui, certaines entreprises, grandes ou petites, ont besoin de chefs de projet. Si vous êtes un petit atelier ou un one-man show, vous n'avez peut-être pas besoin d'un chef de projet. Mais vous avez intérêt à savoir organiser votre travail pour tenir vos clients informés et satisfaits. Dans la communication et le marketing, avoir un bon chef de projet est indispensable.

Voici quelques conseils que nous pouvons vous donner (hé oui, car nous avons Clayton, notre -super- chef de projet !) :

1. Maintenir la fluidité des communications

Tout projet échouera sans un bon plan de communication. Réfléchissez à la meilleure façon de travailler avec une équipe et des clients. Élaborez un plan qui conviendra à tout le monde. Les rapports d'avancement et les appels peuvent être très utiles. Ils vous permettent de suivre les prochaines étapes, les mesures à prendre et les risques liés au projet. Si vous faites un suivi hebdomadaire des étapes du projet, gardez le client dans la boucle. De cette façon, vous n'aurez jamais à avoir des conversations embarrassantes concernant le temps ou l'argent dédiés au projet.

Il est également utile d'avoir quelqu'un dans l'équipe pour communiquer les détails au client. Une personne qui saura communiquer de manière claire et concise, dans un esprit de convivialité. Tout le monde n'est pas doué pour ça, donc il est essentiel d'avoir un membre de l'équipe qui peut s'occuper des petits détails et qui saura gérer la relation client.

"Le plus grand avantage pour moi d’avoir un chef de projet, est dans la communication client. Si vous voulez que vos clients soient traités avec le soin et le respect qu'ils méritent, il faut leur accorder beaucoup d'attention. Un mail d'une phrase ne fera pas l'affaire. Pour un graphiste ou un développeur, pouvoir sortir d'une réunion et aller faire les choses qu’ils ont besoin de faire, en sachant que la communication avec le client est traitée avec un niveau d'attention qu’ils ne peuvent leur accorder autrement, est un énorme soulagement et améliore la qualité de chaque aspect du service que nous fournissons".

Dans le même temps, un bon gestionnaire de projet documentera tout : les réunions internes et externes, les appels, et même les commentaires secondaires qui peuvent survenir. Chaque détail est pertinent pour l'équipe - même ce simple commentaire du client sur une couleur que le PDG déteste.

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2. Définir et gérer les attentes

En fin de compte, les attentes de votre projet doivent être fixées par un cahier des charges bien écrit. Chaque équipe doit utiliser ce document pour préparer le terrain. Au début d'un projet, il est bon de s'asseoir avec votre client et d'examiner le champ d'application en conjonction avec le calendrier du projet de communication. Vous devez expliquer pourquoi il faudra deux semaines à l'équipe pour mettre au point les concepts d’une page d'accueil, par exemple.

Vous connaissez toutes les réponses parce que vous avez l'avantage de voir les heures prévues pour le travail et peut-être même l'historique du temps qu'il a fallu pour mener à bien un travail similaire sur d'autres projets. Quoi qu'il en soit, en ayant ce type de conversation dès le début d'un projet, vos clients seront informés du niveau d'effort et d’engagement dans le processus.

Entre les échéances, vérifiez les créations et discutez avec le client de ce que chaque étape implique. Vos wireframes sont-ils un PDF ou un prototype HTML cliquable ? Expliquez les avantages du document et comment leurs commentaires constructifs et utiles renforceront le résultat final. Il n'y a absolument rien de mal à se répéter ! Il est essentiel d'informer vos clients sur le processus de création d'un site web afin de construire un produit qui reflète vos intentions et fait sourire les utilisateurs.

3. Savoir quand impliquer l'équipe

Parfois, un client a juste besoin d'être entendu. Mais cela peut devenir stressant de composer avec tout ce que le client a à l'esprit sur l'ensemble du projet. Un designer n'a pas toujours le temps pour ça. Un bon chef de projet sait quand faire appel à l'équipe de conception. Mais il sait aussi quand lui donner l'espace nécessaire pour faire ce qu'il sait faire de mieux : concevoir

La création d'un site web est un processus amusant et créatif. Mais chaque projet comporte également un aspect managérial. Vous devez vérifier l'avancement et les prochaines étapes, afin de pouvoir organiser des réunions avec les membres de l'équipe concernés. Il est inutile de préparer des réunions avec toute l'équipe, cela peut nuire à la productivité. En effet, lorsqu'un client s'engage réellement, il ou elle propose des centaines d’idées. Elles peuvent parfois paralyser un projet si toute l’équipe est présente. Et cela peut créer une perte de temps.

Il est préférable de s'assurer que les idées soient ancrées dans les objectifs du projet. Ce n'est pas toujours essentiel. Mais ne refusez pas une idée ou une conversation. Sachez quand faire participer l'équipe pour faciliter la conversation. Le client demande-t-il quelque chose qui est spécifique à la conception ou au développement ? Si oui, faites appel aux personnes appropriées.

Un chef de projet ne doit jamais vraiment répondre à des questions spécifiques à la conception ou au développement. À moins qu'elles n'aient été préalablement discutées avec la production. Après tout, vous devriez avoir un concepteur ou un développeur qui est responsable de ces éléments. Idéalement, si vous ne connaissez pas la réponse et que vous ne pouvez pas faire venir quelqu'un à ce moment-là, prenez de bonnes notes et faites un suivi. Il n'y a rien de mal à assurer le suivi d'une conversation dans un deuxième temps.

4. Connaître et gérer les parties prenantes

L'un des plus grands défis dans le développement de sites web à grande échelle est celui des exigences des parties prenantes. Avoir plus de 20 parties prenantes, chacune ayant sa propre idée de la manière dont une refonte va "réussir", peut être un exercice « impossible ». Il n'est pas toujours possible pour les concepteurs et les développeurs, d'écouter attentivement chaque pensée lors de chaque réunion et de faire preuve d'empathie envers les parties prenantes. C'est là qu'intervient votre chef de projet dans la gestion de projet. C'est là que la magie commence à opérer pour la bonne gestion de projet.

Un bon chef de projet peut savoir à quoi s'attendre de la part d'une partie prenante, en se basant sur les conversations qui ont lieu dans le cadre du processus de vente. Il trouvera un allié dans l'équipe du client et fera de son mieux pour établir une relation solide avec cette personne. Grâce à une relation solide, le chef de projet connaît les valeurs du client, et la manière dont elles affecteront le processus. Une brève conversation au cours de laquelle vous demandez "Qui devra approuver X ?" avec une question de suivi comme "Avez-vous pensé à la personne Y aussi ?" sera très utile pour établir un plan de projet.

C'est le travail du chef de projet d'anticiper les risques potentiels qui feront que le projet dépassera le budget ou la date limite. Il est donc essentiel d'être transparent avec le client sur le processus et sur la manière dont les parties prenantes peuvent affecter son succès. Connaître ces questions et les anticiper permet au chef de projet d'avoir une communication plus fluide avec les clients.

En fin de compte, personne ne veut jouer le "méchant flic", mais c'est une grande partie du rôle du gestionnaire de projet. Ainsi, si vous mettez tout en place en votre faveur et si vous évitez les risques, vous pourrez être le "bon flic"... La plupart du temps !

5. Encouragements

Chaque projet a besoin d'un leader qui s'approprie et soutient le processus de gestion de projet. Un bon chef de projet fera respecter le processus. Il veillera à ce que tous les membres de l'équipe restent en phase. Jongler avec les délais, les échéances et les produits livrables est essentiel, mais un chef de projet qui soutient également le processus, l'équipe et le client, apporte une véritable valeur à un projet. Soyez celui qui dit : "Wow, c'est vraiment bien. C'est du bon travail". Soutenez vos collaborateurs. N'ayez pas peur d'être celui qui dit : "Avez-vous pensé à X ?" pour veiller au meilleur du projet. Et, si le chef de projet fait vraiment du bon travail, il ou elle connaîtra et comprendra chaque aspect du projet. Parfois, il ou elle sera en mesure d'anticiper les questions ou les préoccupations du client.

En fin de compte, chaque membre de l'équipe peut aider à gérer un projet, si nécessaire, en fonction de vos préférences (ou de celles de votre entreprise). Que vous ayez ou non un chef de projet, pensez à vous répartir les responsabilités de gestion, qu'elles soient internes ou externes au projet. Cela vous aidera à respecter les principes fondamentaux d'un projet réussi : communication, organisation et travail.

Chez Valeur Graphique...

Clayton - gestion de projet
Clayton - gérant et chef de projet

Clayton est gérant et chef de projet pour l’agence Valeur Graphique. Sa fascination pour le processus créatif et sa passion pour la communication concise, la stratégie et le souci du détail, font que ses clients ont un chef de projet qui privilégie la qualité du travail. Il ne se focalise pas seulement sur les délais et les jalons. Sa profonde compréhension du processus web et vidéo, et sa capacité à appliquer des méthodologies à n'importe quel projet rendent les clients heureux. Il connaît parfaitement le langage du web et de la vidéo, qui sont parfois confus ou conceptuels. Il peut donc expliquer toutes les étapes de création et de production aux clients. Et ainsi répondre à leurs questionnements. Clayton gère la production de l’agence ainsi que des projets de toutes tailles. Tous reçoivent le même niveau d'attention et de dévouement. 

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